Kortrijk, 19 mei 2018
GDPR staat voor General Data Protection Regulation, vrij vertaald als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze richtlijn reguleert het opslaan van persoonlijke gegevens van Europese burgers en gaat in op 25 mei 2018. Om aan GDPR te voldoen, moet onze club van elk lid, ouder of vrijwilliger de toestemming hebben om zijn of haar gegevens te bewaren, moeten we kunnen garanderen dat deze gegevens goed beschermd en correct zijn en moet het transparant zijn voor elke betrokken persoon welke gegevens van hem of haar worden bijgehouden. Dit houdt in dat elk lid, ouder of vrijwilliger in de mogelijkheid moet zijn om zijn of haar gegevens te consulteren, aan te passen of te verwijderen (the right to be forgotten).
Wat doet Volley Team Kortrijk om te voldoen aan GDPR ?
1. Dataregister: Welke gegevens houden we bij ? Om GDPR-conform te zijn, legt Volley Team Kortrijk een dataregister aan. Hierin wordt vermeld welke gegevens we bijhouden, waar en hoe lang. Het dataregister zelf maken we niet publiek, het kan opgevraagd worden bij een audit door de overheid of bij een (vermoeden van) datalek. Hieronder kan je een overzicht vinden van wat er zoal in het dataregister zal worden opgenomen:
- Ledenbeheer : Het ledenbeheer van Volley Team Kortrijk is integraal ondergebracht bij Volley Vlaanderen. Lidmaatschap van Volley Team Kortrijk impliceert het aanmaken of – in geval van transfert – wijzigen van een ledenfiche bij Volley Vlaanderen. Deze ledenfiche bevat hoofdzakelijk niet-gevoelige algemene gegevens als naam, voornaam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en emailadres. Spelende leden, trainers, coaches, scheidsrechters en markeerders kunnen hun lidmaatschap en persoonlijke gegevens consulteren, wijzigen of schrappen via het ledenbeheer van Volley Vlaanderen. Daarnaast wordt ook ledenbeheer gedaan via een document via Dropbox die enkel toegankelijk is door de bestuursleden. Indien een lid zijn of haar lidmaatschap opzegt tijdens de looptijd van het volleybalseizoen, dan zullen zijn of haar gegevens om administratieve redenen (bv. inning lidgeld, subsidiedossier, vrijheidsaanvraag…) pas verwijderd worden uit de interne communicatie lijst (zie volgend punt) bij aanvang van het volgende seizoen, ten laatste op 1 september.
- Interne communicatie: Voor communicatie naar de leden toe, noodzakelijk voor een efficiënte clubwerking, wordt gebruik gemaakt van e-mail lijsten – per team of per doelgroep – die periodiek uit het ledenbeheer van Volley Vlaanderen getrokken worden en die enkel de naam en het e-mailadres van de bestemmeling bevatten. Een schrapping of wijziging van een lidmaatschap via Volley Vlaanderen stroomt automatisch door naar de interne mailinglijst(en). Leden hebben de mogelijkheid om zich uit te schrijven uit deze mailinglijsten zonder hun lidmaatschap op te zeggen.
- Externe communicatie: Voor het aankondigen van clubevenementen (zie ook volgend punt) naar sponsors, supporters en sympathisanten wordt gebruik gemaakt van een e-mail lijst die enkel het e-mailadres van de bestemmeling bevat. De bestemmeling heeft de mogelijkheid om uit te schrijven uit deze e-maillijst(en).
- Evenementen: Volley Team Kortrijk organiseert een aantal extra-sportieve activiteiten waarvoor een online inschrijving of bestelling vereist is, bv. de quiz of beach. Voor deze inschrijving of bestelling worden enkel noodzakelijke gegevens gevraagd: naam, emailadres, telefoonnummer (optioneel), aantal deelnemers/vrijwilligers. Jaarlijks weerkerende evenementen worden via een mailing aangekondigd aan de deelnemers van de vorige uitgave(n). De bestemmelingen kunnen ook hier uitschrijven indien ze deze mails niet langer wensen te ontvangen.
- Contactformulier: Bezoekers van onze website kunnen in contact treden met Volley Team Kortrijk via een contactformulier. Boodschappen die via dit contactformulier worden verstuurd, worden bijgehouden bij serviceprovider Conbell. Deze boodschappen worden maximaal gedurende één jaar bewaard. De Privacy Policy van Conbell is hierbij van toepassing.
- Beeldmateriaal: Ter promotie of ter illustratie van sportieve en sociale activiteiten publiceert Volley Team Kortrijk foto en filmmateriaal op zijn website en op sociale media en respecteert daarbij de algemeen geldende wetgeving en privacyregels inzake het registreren van beelden, in het bijzonder naar minderjarigen toe. Indien personen ongewild en zonder hun toestemming herkenbaar in beeld worden gebracht, zal Volley Team Kortrijk het beeldmateriaal op eenvoudig verzoek van de betrokkene(n) verwijderen.
2. Privacyverklaring: Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
- Volley Team Kortrijk verbindt zich ertoe persoonlijke gegevens van leden, sponsors, leveranciers, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten en sympathisanten enkel aan te wenden indien dit noodzakelijk is voor de clubwerking. Persoonlijke gegevens van welke aard of oorsprong ook zullen op geen enkele manier openbaar gemaakt worden of aangewend worden voor commerciële doeleinden.
- Gezien het ledenbeheer van Volley Team Kortrijk integraal is ondergebracht bij Volley Vlaanderen, geldt voor deze gegevens de privacyverklaring van Volley Vlaanderen. Zie http://www.volleyvlaanderen.be/. Daarnaast wordt er ook een lijst bijgehouden via Dropbox. De privacyverklaring van Dropbox is hierbij van toepassing. Zie https://www.dropbox.com/privacy.
- Trainers en/of coaches die voor persoonlijke communicatie met hun teamleden zelf lijsten met contactgegevens aanleggen, doen dit op hun eigen verantwoordelijkheid. Zij worden geacht deze gegevens te verwijderen bij het verlaten van de club of wanneer ze aan een ander team worden toegewezen. Volley Team Kortrijk zal alle trainers en coaches die verbonden zijn aan of zich aansluiten bij de club op deze verantwoordelijkheid wijzen.
3. Toestemming
Een lid (of ouder/voogd van het lid indien het lid minderjarig is) die een ledenfiche aanmaakt of wijzigt bij Volley Vlaanderen en Volley Team Kortrijk opgeeft als club waarbij hij/zij is aangesloten, geeft impliciet toestemming aan Volley Team Kortrijk om zijn/haar gegevens te consulteren indien dit noodzakelijk is voor de clubwerking (bv. inning lidgelden, indelen bij een team op basis van leeftijd).
4. Bescherming van persoonlijke gegevens
Om ongeoorloofde verspreiding van persoonlijke gegevens tegen te gaan, neemt Volley Team Kortrijk volgende maatregelen:
- Point of truth: Met uitzondering van mailinglijsten zijn persoonlijke gegevens van leden op twee centrale plaats opgeslagen, nl. het ledenbeheer van Volley Vlaanderen en op Dropbox. Dit faciliteert het beheren en controleren van de toegang tot deze persoonlijke gegevens. Het technisch afschermen (bescherming tegen hackers etc.) van het ledenbeheer is de verantwoordelijkheid van Volley Vlaanderen voor het gedeelte ledenbeheer van Volley Vlaanderen en door Dropbox voor het gedeelte op Dropbox (zie https://www.dropbox.com/privacy).
- Beperkte toegang: Het consulteren van het ledenbeheer bij Volley Vlaanderen is enkel mogelijk voor voorzitter, secretaris en jeugdcoördinator. Mailinglijsten die gebruikt worden voor interne en externe communicatie worden centraal beheerd en zijn enkel toegankelijk voor voorzitter, secretaris en jeugdcoördinator. Indien een persoon met toegang tot het ledenbeheer of de mailinglijsten de club verlaat, dan wordt deze toegang onmiddellijk geblokkeerd en wordt het gewezen lid erop attent gemaakt dat hij/zij eventuele persoonlijke kopieën van clubgegevens dient te verwijderen.
- Rechtstreekse en persoonlijke communicatie: Informatie die bestemd is voor een specifieke persoon zal enkel naar deze persoon gecommuniceerd worden. Informatie die bestemd is voor een bepaalde doelgroep, wordt naar elk lid van deze doelgroep afzonderlijk gecommuniceerd zonder gegevens van de andere leden van deze doelgroep (bv. e-mailadressen) publiek te maken.
5. Procedure in geval van datalek
- Indien, ondanks alle bovenstaande maatregelen, een datalek wordt vastgesteld, dan zal Volley Team Kortrijk alle betrokkenen zo snel mogelijk – uiterlijk binnen de 72 uur – hierover informeren en tevens maatregelen tegen verdere verspreiding van het datalek nemen en aanbevelen aan de betrokkenen.
Jurgen Demolie Fabien Van Ooteghem Dimitri Vanhalst
Voorzitter Secretaris Jeugdcoördinator